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Integrierte Datenverarbeitung
Im Büro sind meist mehrere Programme im Einsatz: eine Auftragsverwaltungssoftware, eine Tabellenkalkulation für die Preisberechnung, ein Textprogramm für die Rechnungsstellung. Hinzu kommen Buchführungs- und Lohnprogramm, sofern diese Arbeiten nicht vom Steuerberater ausgeführt werden.
Doch das Problem dabei ist immer dasselbe: Die verschiedenen Programme arbeiten jedes für sich zwar prima, ein Datenaustausch mit anderen Programmen ist, wenn überhaupt, nur sehr schwer und mit entsprechendem Aufwand zu bewerkstelligen. Im produktiven Bereich der Unternehmen ist es in der Regel aber so, dass die Abläufe aufeinander abgestimmt sind und wie die Zahnräder eines Uhrwerks reibungslos ineinander greifen. Eine Softwarelösung aus vielen, unterschiedlichen und nicht kompatiblen Bausteinen ist nicht dazu in der Lage, die betrieblichen Realitäten entsprechend abzubilden. Die Folge sind zeit- und kostenaufwändige Mehrfachspeicherung derselben Daten (z.B. Artikel für die Auftragsbearbeitung, Lieferscheine und Angebotserstellung) und natürlich Fehlerquellen bei der manuellen Mehrfacherfassung bzw. Übertragung der Daten. Unter solchen Umständen ist auch keine verbindliche Lieferterminzusage möglich – für viele Kunden heute ein nicht mehr akzeptables Manko.
ERP-Systeme in kleinen und mittelständischen Unternehmen
Dass in größeren Unternehmen der Einsatz von ERP-Systemen nahezu selbstverständlich ist, ist allgemein bekannt. Doch leider wird in kleinen und mittelständischen Unternehmen oftmals das Potenzial nicht erkannt und die Einführung eines ERP-Systems immer wieder aufgeschoben. Dadurch gehen den Firmen potenzielle nutzbare Effizienzreserven verloren, die insbesondere in Krisenzeiten mit verschärftem Wettbewerb wichtig sind. Die Aufgaben sind nämlich prinzipiell dieselben wie in größeren Unternehmen, so dass selbst kleinere Unternehmen heute nicht mehr ohne betriebswirtschaftliche Software auskommen. Rechtsvorschriften, Webangebote, Kundenmanagement, Auftragsabwicklung und vieles mehr werden in sinnvoller Weise durch Software erfüllt und unterstützt. Einsparungen von bis zu 40 Prozent durch effizientere Gestaltung der Abläufe im Unternehmen sind damit keine Seltenheit.
Optimierung der innerbetrieblichen Prozesse
Ein Problem kleiner und mittelständischer Unternehmen ist die nicht ausreichende Prozessorientierung. Die gesamte Wertschöpfungskette wird zwar als durchgehender Prozess verstanden, findet jedoch keine entsprechende Abbildung in der Ablauforganisation. Die Kundenauftragsdaten werden manuell verwaltet; eine IT-Unterstützung ist allenfalls durch den Einsatz von Faktura-Software oder Warenwirtschaftssystemen vorhanden. Die Papiere für die Fertigung werden ebenfalls manuell erstellt. Die Dokumentation des Fertigungsprozesses für Zwecke der Qualitätssicherung wird nicht selten ganz unterlassen. Diese Vorgehensweise ist durchaus verständlich, wenn man berücksichtigt, dass je kleiner das Unternehmen ist, desto größer ist der Verwaltungsaufwand im Verhältnis zum Umsatz. Die Einsparpotentiale, die sich durch eine gemeinsame Datenhaltung und damit einer Vermeidung von Doppelerfassungen ergeben sind beachtlich.
Steigerung der Flexibilität
Nicht selten erfordern Kunden Änderungen an bestehenden Aufträgen. Dies hat zur Folge, dass sämtliche Planungen bezüglich Material- und Kapazitätsbedarf berichtigt werden müssen und deshalb nur mit entsprechender Verzögerung ausgeführt werden können. Automatisierte Neuberechnungen ersparen nicht nur viel Handarbeit, sondern ermöglichen auch eine umgehende Benachrichtigung des Kunden bezüglich der Erfüllbarkeit seiner Anforderungen.
Informationsverarbeitung zum Entstehungszeitpunkt
Eine integrierte Informationsverarbeitung hat zum Ziel, im Unternehmen eintreffende Informationen möglichst umgehend zu bewerten, die aus der Information resultierenden Schlüsse zu ziehen und eventuell notwendige Handlungen zu veranlassen. Solche Informationen sind beispielsweise Kundenaufträge oder Zusatzinformationen zu Kundenaufträgen. Stehen diese Informationen in einer gemeinsamen Datenbank zur Verfügung, können daraus alle nachfolgenden Prozesse weitestgehend automatisch in Gang gesetzt werden. Es sind gerade die Zusatzinformationen, die entweder verbal oder per Zettel weitergeleitet werden und die die größten Probleme, Ärger mit dem Kunden und unnötige Zusatzarbeiten verursachen. Rückfragen lassen sich erheblich vermindern und die Transparenz erhöhen, wenn solche Informationen direkt einem Kundenauftrag, einer Lieferantenbestellung oder aber einem Fertigungsauftrag (Bearbeitungshinweis) zugeordnet werden. Nur so ist gewährleistet, dass allen Mitarbeitern die zur Durchführung ihrer Aufgaben benötigten Informationen zur Verfügung stehen, auch und gerade dann, wenn der Empfänger einer Information einmal abwesend ist. Die daraus resultierenden Informationsasymetrien (unterschiedlicher Informationsstand bei den von einem Vorgang betroffenen Personen) sind nicht selten der Grund für unnötige Konflikte. Dieser Faktor gewinnt umso mehr an Bedeutung, als in kleinen Unternehmen bevorzugt Teilzeitkräfte für administrative Aufgaben eingesetzt werden und demzufolge nicht jederzeit bei Rückfragen zur Verfügung stehen.
Reorganisation der Unternehmensstrukturen
Der Einsatz branchenspezifisch vorkonfigurierter ERP-Systeme bietet neben einer Verbesserung der Betriebsabläufe auch die Möglichkeit, die Strukturen des Unternehmens an jahrelang bewährte Methoden anzupassen. Neben einer erheblichen Effizienzverbesserung erweitert sich automatisch auch das betriebswirtschaftlich organisatorische KnowHow und trägt damit zu einer erheblichen Stabilisierung des Unternehmens bei.
