Die Geschäftsprozesse des Einkaufs
Die Einkaufsoperationen lassen sich in verschiedene Teilphasen gliedern:
I. Bedarfsbearbeitung bzw. Bedarfsermittlung
Die Ermittlung des Bedarf eines Fertigteils oder Rohmaterials richtet sich nach dem Wert, der Wiederbeschaffungszeit und eventuellen Mengenrabatten. Grundsätzliche Varianten sind
- Auftragsbezogene Beschaffung (z.B. Lieferung Just In Time)
- Lagerbezogene Beschaffung (z.B. nach Meldebestand)
Die Bedarfsermittlung an Einzelteilen und Rohmaterial muss bei Baugruppenfertigung oder kompletten Maschinen über die Stücklistenauflösung erfolgen.
II. Angebotseinholung
Als Grundsatz gilt im Einkauf: Keine Bestellung ohne Angebot! Ist der Einkaufswert gering, ist gegen eine formlose telefonische Angebotseinholung nichts einzuwenden, da dadurch nur Zeit und Geld gespart werden kann. Bei größeren Materialbestellungen, vor allem bei Betriebsmitteln, sind dagegen schriftliche Angebote einzuholen, und zwar umso mehr Angebote, je höher der Bestellwert. Bei einem Einkaufswert bis zu 5.000 € genügen normalerweise 2 Angebote. Bei höheren Bestellwerten sind 3 und mehr Angebote einzuholen.
III. Bestellung
Große Materialmengen am Lager verursachen hohe Lagerkosten und eine erhebliche Bindung liquider Mittel. Zudem sind mit der Lagerung nicht unerhebliche Risiken verbunden. Andererseits verursachen zu häufige Bestellungen vermehrt Versand- und Verpackungskosten, Mindermengenzuschläge, Rüstkosten und natürlich auch einen entsprechenden Verwaltungsaufwand.
IV. Bestellüberwachung
In einer Bestellüberwachungsdatei werden die Informationen aus der Bestellung, der Auftragsbestätigung des Lieferanten, Informationen über ein eventuelles eigenmächtiges Ändern von Mengen, Preisen, Versandart und Lieferterminen verwaltet. Von den Änderungen sind die davon betroffenen Abteilungen/Mitarbeiter umgehend zu informieren. Können die Änderungen nicht akzeptiert werden, so ist sofort schriftlich zu widersprechen; Schweigen gilt als Annahme der Auftragsbestätigung. Natürlich sind auch die Einhaltung der Liefertermine zu überwachen und ggf. ein Lieferverzug anzumahnen.
V. Lieferungsannahme und Eingangskontrolle
Die Warenannahmestelle übernimmt die Versandpapiere und Lieferscheine und vermerkt etwaige, schon durch Augenschein zu erkennende Unregelmäßigkeiten auf dem Lieferschein. Bei einer erforderlichen Materialprüfung wird entweder eine Stichprobenprüfung oder eine 100%-Kontrolle durchgeführt. Die Ergebnisse sind entsprechend zu dokumentieren.
Die anschließende Rechnungskontrolle überprüft, ob Preis, Menge und Frachtkosten den Vereinbarungen entsprechen und nimmt ggf. Korrekturen vor. Erst dann wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Es ist darauf zu achten, dass die Rechnungskontrolle möglichst umgehend durchgeführt wird, um eventuelle Skontofristen wahrnehmen zu können.
Zusammenfassung
Im Einkauf liegt der Gewinn, lautet eine alte Kaufmannsregel. Das gilt für Sie wie auch für Ihre Kunden gleichermaßen. Haben Sie alle Informationen für einen optimalen Einkauf zur Verfügung?
- Verwalten Sie Bestellungen auch dann EDV-gestützt, wenn Sie den Auftrag an Ihren Lieferanten telefonisch vergeben haben und senden Sie zusätzlich eine schriftliche Bestellung. Sie ermöglichen damit nicht nur Ihren Kollegen, sich Informationen über laufende Bestellungen zu verschaffen (was auch der Vermeidung von Doppelbestellungen dient), Sie erhalten zudem über Zusammenfassungen der offenen Bestellungen die Daten, die Sie für Ihre Liquiditätsplanung dringend benötigen.
- Überprüfen Sie Preise und andere Konditionen Ihrer Lieferanten in regelmäßigen Abständen und holen Sie Vergleichsangebote ein.
- Verwalten Sie die Angebote; nur durch den Vergleich über einen längeren Zeitraum können Sie feststellen, in welchen Bereichen Ihr Lieferant besonders gut ist.
- Buchen Sie Wareneingänge und die damit verbundenen Lagerbewegungen möglichst zeitnah. Das hilft Ihnen nicht nur bei der Planung von Fertigungsaufträgen, sondern auch bei der Ermittlung der Lagerbestände am Monatsende für Ihren Steuerberater.
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